« Avec l’acte authentique électronique, tout le monde gagne en confort »

Thierry Thomas : Les clients pensent parfois qu’il s’agit d’un acte qui s’effectue à distance. Ce n’est pas le cas. Les parties se déplacent toujours à l’étude de leur notaire. Seul le support utilisé change : exit le papier, place à un document entièrement dématérialisé. Avec la réglementation en vigueur, un acte de vente basique d’une maison ou d’un appartement fait en moyenne 40 pages, auxquelles s’ajoutent entre 150 et 250 pages d’annexes. Imaginez s’il faut imprimer et parapher tout cela : la simple signature de l’acte peut prendre une demi-heure. Avec l’acte authentique électronique, et quelle que soit la taille de l’acte, il n’y a qu’une seule signature à apposer sur une tablette à l’aide d’un stylet. Tout le monde gagne en confort.

T. T. : Le notaire prépare l’acte dans son logiciel de rédaction. Il se charge de scanner l’ensemble des pièces annexes afin de les joindre électroniquement à l’acte. Lors du rendez-vous, il déroule le document à l’écran devant les parties, qui suivent le texte. Le procédé, ludique et interactif, invite aux échanges avec le notaire et même entre les parties. Puis, une fois les éventuelles modifications effectuées, tout le monde signe l’acte, y compris le notaire au moyen de sa clé informatique cryptée, appelée clé «Real». L’acte est crypté et envoyé, via le réseau du notariat, vers le Minutier central électronique du notariat (Micen), une sorte de coffre-fort électronique. Une copie peut aussi immédiatement être adressée par voie électronique aux clients.

T. T. : Rappelons d’emblée qu’il s’agit d’un acte qui présente les mêmes garanties que l’acte authentique papier, sa qualité juridique est préservée : date certaine, force probante et force exécutoire. Côté avantages, ils sont nombreux pour le notaire et son client. Le temps gagné lors de la signature est utilement utilisé, il nous permet d’en accorder davantage à répondre aux questions de nos clients. Par ailleurs, une fois l’acte établi, il est facilement accessible. Même des années plus tard, quelques minutes suffisent pour le consulter et en délivrer des copies. En termes d’archivage, le changement pour les offices est aussi salutaire. Nous devions sans cesse trouver des espaces supplémentaires pour stocker les monticules d’actes. Désormais, tout est dans les serveurs informatiques.

T. T. : Oui, c’est l’acte authentique électronique à distance (AAED). Chaque partie est présente dans l’office de son notaire et participe à la présentation de l’acte par visioconférence, lors d’un même rendez-vous. La signature de chacun est ensuite effectuée en présence du notaire. Et toutes les signatures sont centralisées dans l’acte authentique du notaire rédacteur. Ce procédé a connu un véritable succès lors du confinement, car il réduisait les longs déplacements. Aujourd’hui encore, il présente un grand intérêt lorsque les parties sont situées dans plusieurs coins de France. Imaginons que vous vendiez votre résidence secondaire depuis Marseille à un acquéreur qui vit à Metz, ou que vous consentiez une donation à vos enfants vivant dans trois régions différentes de la vôtre, l’acte est particulièrement utile. Vous n’avez pas besoin de confier une procuration, vous participez au rendez-vous tout en réduisant les déplacements inutiles et le bilan carbone. Pour autant, il ne faut pas généraliser cette pratique, c’est important aussi de se retrouver dans un même lieu. Vous discutez et échangez de façon différente et de manière plus fluide en présentiel. Je le conseille quand les distances sont importantes ou quand les parties ne désirent pas se rencontrer.

Un acte authentique électronique présente toutes les mêmes garanties juridiques qu’un acte papier

T. T. : Oui, durant la crise sanitaire et le confinement, nous avons été autorisés à réaliser des actes authentiques électroniques par comparution à distance (AAECD). Nous avons pu établir des actes sans la présence physique des parties. Tout s’effectuait à distance: échange des informations nécessaires à l’acte et recueil par le notaire du consentement par un moyen de communication confidentiel. Cela a permis de ne pas bloquer l’ensemble des actes.

T. T. : Seule la possibilité d’établir une procuration authentique à distance a été pérennisée. Si l’une des parties ne peut pas être présente lors d’un rendez-vous, elle doit faire établir une procuration en vue de la signature de l’acte. Jusque très récemment, il fallait qu’elle se rende physiquement chez un notaire pour établir ce pouvoir. Le décret du 20 novembre 2020 (n° 2020-1422) a instauré la procuration notariée à distance. Tout s’effectue sans que le client n’ait à se déplacer. Le système garantit la sécurité et la confidentialité. La personne concernée doit toutefois être équipée d’un ordinateur relativement récent et à jour, doté d’une webcam, d’un micro et de haut-parleurs, d’un navigateur internet à jour, d’une connexion avec un bon débit pour permettre une visioconférence de bonne qualité permettant au notaire de recueillir le consentement de son client, d’une adresse e-mail personnelle et d’un téléphone portable. Si elle n’a pas vu son notaire depuis plus de dix ans, une procédure spécifique impose de valider son identité au préalable. Cette comparution à distance nous offre un outil supplémentaire lorsque l’une des parties ne peut pas se présenter.

Propos recueillis par Rosine Maiolo